Les entreprises souhaitent généralement externaliser les tâches récurrentes, qui ne correspondent pas au cœur de métier de l’entreprise (tâches non stratégiques) et qui font appel à des savoir-faire techniques. L’inventaire des immobilisations s’inscrit dans ce cadre.

Pourquoi réaliser un inventaire des immobilisations ?

Les entreprises et administrations ont l’obligation de réaliser un inventaire des immobilisations chaque année. Ce dernier s’inscrit dans différents contextes : demande des commissaires aux comptes, loi Sarban-Oxley, IFRS, … Il peut être annuel ou tournant.

Lors d’un inventaire annuel, on inventorie tous les biens chaque année. Cela est particulièrement adapté lorsque la structure ne dispose que d’un site et/ou que le matériel est à renouvellement rapide (3 à 5 ans). L’inventaire tournant correspond à la réalisation de l’inventaire sur plusieurs années. Généralement, la périodicité est de l’ordre de 3 à 5 ans. L’inventaire  tournant est adapté dans les contextes où les structures disposent de plusieurs sites, que les transferts de biens entre sites sont rares et que le contexte règlementaire permet ou tolère un inventaire étalé dans le temps.

Inventaire par lecture de codes à barres

Afin de réaliser un inventaire rapide, des étiquettes codes à barres sont apposées sur les biens au cours du premier inventaire. Ce dernier nécessite un travail long et technique. Il faut ensuite rapprocher chaque bien avec la base comptable afin de mettre à jour le fichier des immobilisations. Une fois, le patrimoine étiqueté, il est possible d’intervenir de manière rapide par lecture des codes à barres présents sur chaque bien. A l’issue de l’inventaire, les immobilisations non trouvées seront sorties de l’actif.

Une affaire de spécialistes !

Le premier inventaire avec pose des étiquettes et rapprochement comptable est complexe à réaliser. Les obstacles et anomalies rencontrées sont nombreuses (organisation logistique, organisation informatique, rapprochement comptable long et complexe, …). Les structures se lançant dans cette opération, souvent avec des stagiaires, n’arrivent jamais au bout du projet. La réalisation d’un inventaire des immobilisations avec rapprochement comptable est donc une affaire de spécialistes et d’experts.

Externaliser l’inventaire des immobilisations ?

Un cabinet spécialisé réalise quasiment systématiquement le premier inventaire. Par contre, pour les années suivantes, il est possible de réaliser l’inventaire avec ses propres équipes. Dans ce cas, il est nécessaire de :

• faire l’acquisition d’une application de gestion d’inventaire par lecture optique,
• disposer de ressources internes qualifiées pour cette opération,
• savoir gérées toutes les anomalies issues de l’inventaire,
• mettre en place des procédures d’acquisition et de cession.

Le premier inventaire avec pose des étiquettes codes à barres et rapprochement comptable doit être confié à un spécialiste et donc être externalisé. Généralement, c’est aussi ce professionnel qui met en place l’application d’inventaire.

Les ressources internes peuvent réaliser l’inventaire tournant. Il faudra tout de même  que le prestataire ayant réalisé la première opération d’inventaire intervienne en accompagnement lors des grandes phases du projet du deuxième inventaire. Dans ce cas, le transfert de compétences s’effectuera progressivement et les équipes internes monteront en compétences. D’un autre côté, pour arriver à cela, encore faut-il avoir des ressources internes qualifiées et disponibles… ce qui est rarement le cas. L’externalisation de la prestation est alors nécessaire. Il n’y a donc pas besoin de faire l’acquisition d’une application d’inventaire puisque c’est le prestataire qui la fournira ponctuellement. Avant chaque inventaire, il récupèrera la base comptable et l’intègrera dans son application.

Un professionnel réalise généralement la prestation dans un délai plus court. De plus, le prestataire aura une obligation de résultat. Généralement, les structures gardent la compétence concernant la pose des étiquettes au fur et à mesure des acquisitions. Mais même cette opération peut être externalisée. L’étiquetage des biens aura alors lieu au cours de l’inventaire tournant.

En savoir plus sur nos prestations d’inventaire des immobilisations :  Inventaire des immobilisations

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