Pour réaliser un inventaire des immobilisations périodique, il est nécessaire d’utiliser une application permettant la lecture des codes à barres. Cet article reprend toutes les possibilités d’organisation informatique possible en gestion des immobilisations.

1^er cas : votre application comptable dispose d’un module d’inventaire

Pour mettre en place un inventaire des immobilisations périodique, c’est la situation idéale. Il n’y aura qu’une seule base à gérer et donc aucun écart entre les immobilisations et les biens physiques. Par contre, chaque immobilisation correspondant à plusieurs biens étiquetables, devra être éclatée de manière à avoir un seul code à barres par fiche d’immobilisation. Il faudra également bien vérifier toutes les fonctionnalités offertes par votre application comptable ou votre ERP. En effet, les modules Inventaire notamment des ERP sont souvent éloignés des préoccupations « terrain » des inventoristes et leur utilisation est souvent peu commode.

2^ème cas : certaines spécificités comptables absentes de votre application actuelle

Certains ERP ou certaines applications comptables ne s’adaptent pas toujours aux besoins très spécifiques et peu courants. Il peut s’agir notamment de l’utilisation de plans de retraitement (gestion de plusieurs plans d’amortissement), de mode d’amortissement par unité d’œuvre, de gestion de subventions, … Dans ce cas, vous opterez pour un logiciel de gestion des immobilisations qui gèrera le calcul des amortissements et aussi l’inventaire par lecture optique. Cette application pourra être interfacée avec votre ERP ou votre application comptable.

3^ème cas : acquérir une application de gestion de l’inventaire des immobilisations

Votre application comptable vous satisfait, mais elle ne dispose pas d’un module d’inventaire. Vous faîtes alors l’acquisition d’un logiciel de gestion d’inventaire que vous interfacerez avec votre application comptable. Le logiciel d’inventaire devra donc disposer d’un sas d’importation des factures ou des immobilisations prévisionnelles. Un paramétrage exclura les comptes ne correspondant pas à du matériel.

4^ème cas : externalisation de l’inventaire des immobilisations périodique

Votre structure ne dispose pas des ressources humaines nécessaires pour réaliser l’inventaire des immobilisations par lecture optique. Vous faîtes alors appel à une société spécialisée. Cette dernière récupèrera votre fichier des immobilisations et l’intègrera dans son application métier d’inventaire des immobilisations. Dans ce cas, qui est finalement le plus fréquent, il n’est pas nécessaire de faire l’acquisition d’une application spécifique.

Prérequis avant l’installation d’une application d’inventaire des immobilisations

L’installation d’un nouveau logiciel de gestion des immobilisations ou d’inventaire est généralement l’occasion d’intégrer un fichier des immobilisations ou des biens à jour. Cette restructuration est une phase complexe à réaliser. Il sera alors nécessaire de faire appel à une société spécialisée dans les inventaires des immobilisations avec étiquetage et rapprochement comptable.

Aussi, nous avons rédigé d’autres articles sur la gestion des immobilisations : Quelles étiquettes pour les inventaires?, Les principales notions en gestion des immobilisations, Mettre à jour son fichier des immobilisations en 4 étapes, Réaliser un inventaire périodique des immobilisations.

Pour en savoir plus sur nos prestations en gestion des immobilisations.