Lors d’un inventaire des immobilisations, il peut être utile d’effectuer un étiquetage des biens. Cet article récapitule les différents types d’étiquettes codes à barres disponibles et leurs critères de choix.

Un inventaire des immobilisations plus rapide avec l’étiquetage

La première année, l’inventaire des immobilisations doit être bien réfléchi et préparé. Il sera notamment décidé d’étiqueter le matériel ou non. L’étiquetage a pour objectif d’identifier individuellement chaque bien et de permettre un inventaire périodique des immobilisations plus rapide. La première année, la mise en place nécessite du temps. Il est nécessaire de restructurer le fichier des immobilisations avec beaucoup d’éclatements. La phase de rapprochement comptable est aussi plus longue. Les années suivantes, l’inventaire des immobilisations prendra alors deux fois moins de temps à condition que des procédures de suivi des immobilisations aient été mises en place (mises en service, transferts, mises au rebut).

Pour un inventaire des immobilisations, quelles étiquettes codes à barres ?

Si l’on choisit l’étiquetage, il faut que les étiquettes restent collées et visibles pendant toute la durée de vie du bien. Le choix du type d’étiquettes est donc primordial pour la pérennité de l’inventaire des immobilisations. Il est préférable de faire éditer ces étiquettes chez des imprimeurs spécialisés. Généralement, elles sont fournies en rouleaux ou en bandes. Elle comporte le logo de la structure, le numéro de l’étiquette et le code à barres. Elles peuvent être en couleur ou en noir et blanc. La plage de numérotation est définie à l’avance : les numéros sont séquentiels. Dans le cadre d’inventaire des immobilisations, il existe plusieurs supports pour des utilisations et des coûts très différents. Nous avons retenu les matières suivantes :

• Etiquettes en polypropylène renforcé : peu coûteuses (en moyenne de 0,1 à 0,3 € HT selon les séries et les quantités), elles sont utilisées pour le mobilier, l’informatique et les matériels de laboratoire. Elles offrent une excellente résistance dans le temps. Par contre, elles peuvent être facilement décollées.
• Etiquettes en acrylate : leur fabrication par marquage laser les rend ineffaçables. Elles présentent également l’avantage de se déchirer en petits morceaux si l’on souhaite les décoller et sont donc intransférables. Elles ne peuvent accueillir de couleur et sont toujours monochromes (blanc, noir ou gris).
• Etiquettes en aluminium : les étiquettes autocollantes en aluminium peuvent être également imprimées en couleur. Leur marquage est inaltérable (garantie de 20 ans en conditions normales). Après un temps de séchage de 48 heures, elles sont très difficiles à décoller. Elles sont imprimées par photocomposition. Ce sont les étiquettes à utiliser pour les biens industriels ou ceux soumis à des conditions spécifiques (huiles, solvants, …). Par contre, leur coût est élevé : entre 0,7 € HT et 1,1 € HT en fonction des séries et des quantités.

Etiquettes de biens et étiquettes de lieux

Lors de l’inventaire des immobilisations, l’affectation d’un bien à un lieu géographique s’effectue par la lecture d’étiquettes de biens et de lieux. Les logiciels d’inventaire font la distinction par un paramétrage de numérotation : les lieux sont par exemple numérotés de 1 à 1000 et les biens au-delà de 1000. Il est également bien que visuellement les étiquettes soient différentes. Les étiquettes de lieux pourront avoir une couleur spécifique.

Précautions de pose pour les étiquettes

Lors de l’inventaire des immobilisations, idéalement, il faut prendre quelques précautions pour que la durée de vie de cette dernière soit optimale. Il faut éviter de toucher l’adhésif avec les doigts. Il vaut mieux également nettoyer la surface avec un chiffon doux. La surface du support doit être propre et sèche. Toute trace de poussière, huile, graisse, … sera supprimée. Il faut aussi exercer une bonne pression sur l’étiquette afin que le contact entre l’adhésif et la surface soit maximum. L’adhérence est totale au bout de 48 heures.

En complément, nos autres articles en gestion des immobilisations : Mettre à jour son fichier des immobilisations en 4 étapes, Comment réaliser un inventaire périodique des immobilisations?, Gestion des immobilisations : les principales notions

En savoir plus sur nos prestations en gestion des immobilisations

Aussi, le site d’un imprimeur spécialisé