Mettre à jour son fichier des immobilisations en 4 étapes

Inventaire des immobilisations

Mettre à jour son fichier des immobilisations en 4 étapes

27 février 2017 Immobilisation 0

Vous souhaitez organiser la mise à jour de votre fichier des immobilisations. Cet article décrit les 4 étapes pour réaliser un inventaire des immobilisations avec rapprochement comptable.

Les normes internationales, la loi Sarban-Oxley, des règles internes de votre groupe, une demande de vos commissaires aux comptes… créent un contexte dans lequel on vous demande de mettre à jour votre fichier des immobilisations. Vous êtes directeur ou contrôleur financier et vous devez organiser un inventaire des immobilisations avec rapprochement comptable. Votre projet comportera 4 étapes.

Etape 1 : définir votre besoin

Votre fichier des immobilisations comprend plusieurs comptes ou catégories de biens qui ne se traiteront pas de la même manière. 3 grandes catégories ressortent : les logiciels, les travaux et agencements, les matériels. Ces derniers peuvent être aussi très divers : le mobilier, le matériel industriel et les outillages.

Avant de vous lancer, vous devez définir quels comptes ou quelles catégories de biens seront mis à jour en effectuant des choix pertinents. Il faut donc se poser les bonnes questions afin que votre projet ne soit pas trop complexe ou trop coûteux. Par exemple, dans le cas d’un site industriel avec un parc machines conséquent et coûteux, dois-je inventorier individuellement les chaises, caissons de bureau,… ?

C’est également au moment de la phase de réflexion que l’on détermine si le matériel fera l’objet d’un étiquetage codes à barres. Ce dernier est intéressant si vous souhaitez identifier chaque matériel de manière individuelle et organiser des inventaires périodiques par la suite. Si vous optez pour un étiquetage, il faudra bien choisir le type d’étiquettes autocollantes en prenant en compte l’environnement du matériel et la durée de vie des biens, l’étiquette devant être collée pendant toute la vie de l’immobilisation. Il faudra également définir un référentiel d’inventaire c’est-à-dire lister l’ensemble des catégories de biens qui seront étiquetés et celles qui en seront exclus (ex : le mobilier sera compté mais pas étiqueté). L’inventaire se réfère aux biens et non aux agencements immobiliers. De ce fait, les immeubles par destination (chaudières, radiateurs, climatisation, …) sont généralement exclus du périmètre de l’inventaire.

Etape 2 : analyser le fichier des immobilisations et l’enrichir

Avant de partir tête baissée dans la réalisation de l’inventaire de vos immobilisations, il faut identifier les lignes qui nécessitent un complément d’information. En effet, certaines lignes correspondent à des lots de matériels variés ou ont des libellés incompréhensibles. Il faut alors retrouver les factures afin d’améliorer l’information (type du bien, marque, modèle, numéro de série, lieu, quantité, …). Dès que votre fichier des immobilisations a été enrichi par l’information trouvée dans les factures, vous pourrez partir faire l’inventaire.

Etape 3: inventorier chaque bien

Comme votre phase de préparation a été excellente, vous avez anticipé toutes les questions des inventoristes. Votre première journée est un succès ! En fait, cette situation est assez rare. Il est ainsi préférable que vous partiez seul faire une à deux journées d’inventaire avant de lancer vos inventoristes. C’est l’inventaire « test ». Vous pourrez ainsi anticiper la majorité des questions que votre équipe se posera au cours des premiers jours. Il faudra vous armer avec un moral d’acier ! Un inventaire des immobilisations est généralement amusant le premier jour, mais devient vite décourageant car très long et fastidieux. C’est aussi une opération qui est fatigante physiquement.

Etape 4 : le rapprochement comptable

Vous venez juste de découvrir la joie et le soulagement d’avoir finaliser l’exhaustivité de votre inventaire des immobilisations. Votre moral est au beau fixe, votre capacité physique au plus bas. Profitez de ce moment ! Cela ne va pas durer… Vous venez de réaliser que vous deviez effectuer le rapprochement de votre inventaire avec la base comptable. Chaque bien doit être retrouvé dans le fichier des immobilisations. C’est la phase du rapprochement comptable. Bon courage, il y a plusieurs milliers de lignes !

Vous identifierez des lignes d’immobilisations pour lesquelles vous n’avez trouvé aucun bien. Vous effectuez votre petite enquête. Ces biens ont été mis au rebut il y a plusieurs années par vos services techniques. Finalement votre commissaire aux comptes avait raison : la benne à ordures à gonfler la valeur brute de vote actif ! Vous trouverez également des biens que vous avez inventoriés mais pour lesquels vous n’avez aucune équivalence en comptabilité. Il faudra alors trouver une solution de régularisation.

Par contre, les logiciels, les travaux et les constructions ne peuvent être inventoriés. Il faut alors identifier les lignes d’immobilisations qui ont été renouvelées depuis afin de les sortir de l’actif. Pour les logiciels, vous pouvez sortir de l’actif ceux qui ne sont plus utilisés ou les mises à jour d’application anciennes qui sont devenues obsolètes. Pour les travaux, il faut identifier des agencements ou bâtiments qui ont été renouvelés. Vous pouvez ainsi justifier vos sorties d’actif en effectuant principalement des éclatements avec sorties partielles.

Le plaisir du travail bien fait !

Votre inventaire des immobilisations est un succès. Votre fichier des immobilisations est à jour. Tous vos collaborateurs vous remercient de les avoir impliqués dans un projet aussi passionnant. Vous êtes prêt pour recommencer l’année prochaine ! A moins que vous ayez abandonné avant la fin … Le mieux est peut-être de contacter ANC Consulting car nous allons toujours au bout de nos projets !

En savoir plus sur les prestations d’ANC Consulting en inventaire des immobilisations

Sur le thème de la gestion des immobilisations, nous vous proposons les articles suivants :

Comment réaliser un inventaire périodique des immobilisations ?

Abel, FA7, Optimmo, que sont-ils devenus?

A propos de l'auteur

Fabrice BEDORA: Fondateur d’ANC Consulting, je suis expert en gestion des immobilisations, en évaluation des actifs et en réduction des coûts. Ayant passé 12 ans au sein du groupe Expertises Galtier, dont 6 années en tant que membre du Comité de Direction et Directeur Associé, j’ai également développé des compétences dans le domaine des Assurances pour les entreprises. J’interviens dans ce cadre ponctuellement pour AF2A, organisme de formation spécialisé en Assurances.

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