L’inventaire périodique des immobilisations s’effectue par lecture optique. Au préalable, tous les biens auront été étiquetés. Chaque fiche de bien sera reliée à une ligne comptable des immobilisations. Une fois le système mis en place, l’inventaire est rapide à réaliser. Mais il y aura toujours des anomalies à gérer in fine.

Inventaire périodique par lecture optique

Avant de réaliser un inventaire périodique par lecture optique, il faut organiser le premier inventaire des immobilisations. Ce dernier comprendra un étiquetage des biens et un rapprochement comptable. Ainsi, chaque bien physique aura une contrepartie en comptabilité. Ce premier inventaire est complexe à organiser. Il est préférable de faire appel à une structure spécialisée. Les services comptables et techniques mettront en place des procédures. Il s’agit d’étiqueter les nouvelles acquisitions, d’identifier le transfert de biens ainsi que les mises au rebut. Il est alors possible d’effectuer un inventaire des immobilisations comptables l’année suivante.

Saisir les anomalies au cours de l’inventaire

Les inventoristes réalisent l’inventaire en lisant les étiquettes codes à barres. Toutefois, l’outil utilisé doit permettre la saisie des anomalies rencontrées au cours de l’inventaire. Une fois l’inventaire achevé, ces anomalies seront traitées par rapprochement manuel.

1ère anomalie : un bien sans étiquette

L’inventoriste se présente devant un bien qui n’a pas d’étiquette. Il peut y avoir plusieurs origines à ce désordre. Il peut s’agir d’un bien :

• nouvellement acquis et pas encore étiqueté,
• appartenant à un tiers,
• jamais étiqueté,
• exclu du périmètre d’étiquetage,
• dont l’étiquette s’est décollée,
• avec une étiquette que l’inventoriste n’a pas retrouvée (exemple : une armoire collée contre un mur avec une étiquette inaccessible).

Dans tous les cas, l’inventoriste collera une nouvelle étiquette et créera un nouveau bien. Il traitera l’anomalie après l’inventaire.

2ème anomalie : un bien avec une étiquette non reconnue

L’inventoriste lit une étiquette que le système identifie comme inconnue. Cette dernière n’existe donc pas dans la base initiale. Il crée alors un « nouveau » bien qu’il rapprochera manuellement à la fin de l’inventaire.

3ème anomalie : la fiche du bien ne correspond pas au bien physique

En lisant une étiquette code à barres, l’inventoriste s’aperçoit que la fiche du bien ne correspond pas au bien physique. Par exemple, il s’agit une armoire alors que la fiche mentionne un ordinateur. Dans ce cas, il faut que l’application permette la saisie des anomalies. L’inventoriste décrit la problématique. Il la traitera après l’inventaire.

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