Un inventaire des immobilisations périodique est nécessaire afin que le fichier des immobilisations reflète la réalité du patrimoine. Aux premiers abords, l’organisation d’un inventaire des immobilisations paraît simple. En fonction du volume de biens et des contraintes de l’activité exercée, cela peut devenir un projet qui n’aboutit jamais. Cet article vise à lister les principaux éléments à avoir en tête avant de se lancer dans un projet d’inventaire des immobilisations périodique.

Prérequis avant l’inventaire des immobilisations

L’inventaire des immobilisation périodique sera renouvelé à échéance régulière. De ce fait, il doit être automatisé. La première année, il est nécessaire d’effectuer une importante opération visant à mettre à jour le fichier des immobilisations. On réalise donc un inventaire des immobilisations avec rapprochement comptable. Au cours de ce projet, afin que l’inventaire des immobilisations puisse être automatisé les années suivantes, on appose généralement sur les biens des étiquettes codes à barres autocollantes. Il est aussi possible d’utiliser des étiquettes RFID. Le fichier des immobilisations sera restructuré in fine au cours de cette opération. Les immobilisations non trouvées au cours de l’inventaire auront été sorties de l’actif. Des éclatements auront été réalisés afin de gérer les biens de manière individuelle. A une fiche d’immobilisation, ne correspondra qu’un seul numéro codes à barres.

Suite à un inventaire avec rapprochement comptable, les structures (entreprises ou collectivités) mettent aussi en place des procédures de suivi des immobilisations. Ces dernières prennent en compte l’étiquetage des biens lors d’une mise en service, le transfert des biens et la sortie d’actif d’une immobilisation lors d’une mise au rebut.

Le parc matériel étant étiqueté, il est également indispensable de disposer d’une application de gestion automatisée d’inventaire de biens. Soit cette fonctionnalité est intégrée au logiciel de gestion comptable des immobilisations, soit il est nécessaire d’interfacer un logiciel spécialisé avec l’application comptable.

Que doivent réaliser les inventoristes ?

Les inventoristes ne doivent pas seulement se contenter de lire des étiquettes codes à barres avec des lecteurs. Ils doivent également gérer les anomalies et requalifier l’information comptable. Ils devront donc réaliser :

• la lecture des étiquettes avec un lecteur optique,
• les modifications de certains champs spécifiques (section analytique, centre de coûts, UF, …),
• l’ajout d’informations complémentaires (numéro de série, marque, …),
• la prise de photographies de certains biens si l’application de gestion d’inventaire les prend en charge,
• le collage d’étiquettes sur les biens n’en disposant pas,
• la liste des biens dont l’étiquette n’est pas reconnue par l’application (numéros codes à barres absents de la base de données d’inventaire).

Les inventoristes doivent également rectifier les anomalies au cas par cas. Un bien ne disposant pas d’étiquette code à barres a-t-il eu son étiquette arrachée ou n’a-t-il jamais été étiqueté ? Chaque cas est spécifique et entraîne des régularisations comptables différentes.

Qui pour faire l’inventaire des immobilisations périodique ?

Pour réaliser son inventaire des immobilisations périodique, soit l’entreprise ou la collectivité fait appel à ses ressources internes, soit elle externalise cette prestation. Si la solution interne est choisie, il faut donc disposer d’un logiciel de gestion d’inventaire de biens et de lecteurs optiques (ou RFID). Il est également nécessaire de former le personnel à l’outil informatique et plus généralement à une opération qu’il n’effectuera que ponctuellement dans l’année. La première année, il est indispensable de prévoir un accompagnement avec un expert en gestion des immobilisations pendant quelques jours afin de rencontrer les cas d’anomalies les plus fréquents.

La solution de l’externalisation est de plus en plus choisie pour les raisons suivantes :

• les entreprises ou collectivités ne disposent pas de ressources humaines disponibles sur une période de plusieurs jours à plusieurs semaines,
• faute de savoir gérer les anomalies et de faire face aux difficultés, les projets n’aboutissent pas.

La solution externe ne nécessite pas forcément de faire l’acquisition d’une application de gestion d’inventaire. En effet, avant chaque intervention, le prestataire récupèrera le fichier des immobilisations et l’intègrera dans son progiciel d’inventaire. In fine, les modifications à apporter sur la base comptable seront à effectuer soit par traitement manuel ou par traitement informatique selon les volumes. Avec les coûts de mise en place de la première année (formation, accompagnement, acquisition du matériel), la solution de l’externalisation est moins coûteuse. Les années suivantes, l’externalisation coûte plus chère mais c’est aussi la solution la plus sécurisée. En effet, le prestataire externe aura une obligation de résultats. Le projet sera sûr d’aboutir. De plus, dans certains contextes comme les normes internationales, la loi Sarban-Oxley (SOX) ou les audits internes, l’intervention d’un expert indépendant est souvent appréciée.

Inventaire des immobilisations annuel ou tournant ?

L’inventaire des immobilisations tournant consiste à n’inventorier qu’une partie du patrimoine sur une période. Généralement, l’inventaire total est réparti sur 3 années. De cette manière, un tiers des biens est inventorié chaque année. Cette pratique est intéressante pour des structures ayant :

• plusieurs sites,
• des biens avec des renouvellements supérieurs à 3 ans,
• des transferts de biens entre sites rares.

L’inventaire des immobilisations tournant peut engendrer des anomalies. Si un bien n’est pas trouvé pendant l’inventaire d’un site, la sortie d’actif de la ligne d’immobilisation correspondante sera effectuée. Cependant, si ce bien a été muté sur un autre site, il apparaîtra en anomalie au cours des années suivantes. L’inventaire des immobilisations annuel est bien sûr idéal car toute dérive dans la mise en place des procédures de suivi des immobilisations est immédiatement identifiée. Dans la pratique, les structures avec un unique site réalise un inventaire des immobilisations avec une périodicité annuelle ou de 2 à 3 ans.

Pour en savoir plus sur nos inventaires des immobilisations.

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