La Centrale de Mutualisation des Achats est la formule idéale pour la mise en place d’une politique de réduction des coûts en PME. Comme les volumes sont souvent faibles, l’intégration de la fonction Achat ne permet pas un retour sur investissement. Par contre, les économies potentielles peuvent être intéressantes dans le cas d’une externalisation de cette fonction.

Pas de volume, pas de temps …

Les TPE et PME ne disposent pas de service achat. Cette fonction est souvent réservée aux dirigeants, aux assistantes de direction ou aux responsables financiers. Mais il leur est difficile d’optimiser les achats généraux. En effet, ils disposent de peu de temps et les volumes faibles ne permettent pas d’avoir un pouvoir de négociation auprès des fournisseurs. Certains postes de dépenses nécessitent aussi des connaissances techniques (assurances, téléphonie, gaz, électricité, …) qu’il est souvent impossible d’avoir en PME. Paradoxalement, nous nous apercevons dans nos consultations que les clients les plus fidèles achètent souvent le plus cher. Il est souvent donc difficile de mettre en place une politique de réduction des coûts optimale sans appui extérieur. Une Centrale de Mutualisation des Achats pour PME permet de combler ces inconvénients.

Du temps gagné, des résultats immédiats

La mutualisation des achats permet d’obtenir des volumes et donc d’avoir un pouvoir de négociation auprès des fournisseurs. De ce fait, même si la PME a des volumes d’achat faibles, elle bénéficie de tarifs Grands Comptes auprès de fournisseurs. Elle obtient ainsi une réduction des coûts de l’ordre de 10 à 50 % en fonction des postes de charges.

Des acheteurs à votre service

Dans une entreprise, certains achats peuvent être spécifiques (matières premières, emballages, …). Dans ce cas, la Centrale de Mutualisation des Achats, qui est un service achat partagé, met ses acheteurs au service de la PME pour une consultation spécifique. Au préalable, il est important de vérifier le mode de rémunération de la centrale ou du cost-killer pour ces cas particuliers de réduction des coûts.

Adhésion au succès

L’intégration à une Centrale de Mutualisation des achats doit être rentable dès la première année. Avant d’en intégrer une, il est nécessaire d’estimer les gains potentiels de réduction des coûts. Pour les achats non spécifiques (fournitures de bureaux, encre, hygiène, EPI, …), l’estimation s’effectue à partir de sondages de factures. En comparant des factures de l’exercice en cours ou de l’exercice précédent avec les tarifs de la centrale, on calcule le pourcentage moyen de remise par facture. Si la comparaison n’inclut pas toutes les factures de l’année, on estime l’économie potentielle en appliquant ce taux à la moyenne de dépenses sur les 2 ou 3 derniers exercices. Pour les achats spécifiques à l’activité de l’entreprise, les économies réalisées ne peuvent être connues qu’après consultation des fournisseurs. Généralement, pour ces postes de charges, les centrales ou les cost-killers estiment les gains potentiels avec des moyennes basses et hautes à partir des statistiques obtenues chez leurs clients.

Forfait ou rémunération au succès ?

Selon les structures et la spécificité des entreprises, la rémunération de la centrale de mutualisation des achats est soit un forfait soit un pourcentage de l’économie potentielle estimée. Dans tous les cas, le principe même de ces structures est la rémunération dite « au succès », on n’adhère que si l’on bénéficie d’économies immédiates assurant ainsi une réduction des coûts réussie.

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